Pengelolaan Tata Usaha dan Tata Pembukuan Koperasi

Hai teman-teman, kali ini saya akan membahas mengenai Pengelolaan Tata Usaha dan Tata Pembukuan Koperasi. Di bawah ini saya akan membahas mengenai Pengelolaan Tata Usaha dan Tata Pembukuan Koperasi yaitu sebagai berikut :

Pengurus disertai pegawai pembantunya (dalam hal koperasi itu telah memungkinkan pengangkatan pegawai), wajib menyelenggarakan ketatausahaan dan ketatabukuan koperasinya, aktivitas ini mengingat segala sesuatu dalam hal : penerimaan uang simpanan yang 3 macam, pembelian dan penjualan barang, penerimaan uang dan pengeluaran uang, surat-menyurat yang berhubungan dengan keluar-masuknya barang atau uang, harus dilakukan secara beres dan teratur, sehingga memudahkan dalam kontrol dan memudahkan para anggota untuk mengetahuinya (ingat sistem open manajemen dalam koperasi).

Dalam hal ketatausahaan atau adminstrasi koperasi, pihak koperasi harus menyiapkan dan atau menyelenggarakan buku-buku sebagai berikut :

a. Buku Daftar Anggota :

     Sudah selayaknya nama-nama anggota beserta seluruh data-data pribadinya dicatat secara lengkap dalam Buku Daftar Anggota ini, karena itulah gunakan Buku Daftar Anggota yang cukup besar dan tebal, mengingat buku ini akan menjadi dokumen yang penting bagi koperasi. Seorang diakui secara sah menjadi anggota koperasi apabila namanya telah tercatat dalam Buku Daftar ini dan demikian pula tentang anggota-anggota yang mengundurkan diri dari koperasi yang bersangkutan. Sebaiknya untuk satu anggota disediakan satu lembar/halaman dari Buku Daftar tersebut yang disusun secara alfabetis, dengan demikian segala catatan-catatan penting mengenai diri seseorang anggota dapat pula dicatat dalam lembaran tersebut. Dengan disusunnya nama-nama anggota anggota secara alfabetis, baik yang masuk maupun yang ke luar, dengan segala catatan pribadinya, maka akan dapat dengan mudah diketahui jumlah keseluruhan anggota koperasi, selain itu juga untuk mengungkap apakah seseorang anggota koperasi yang telah ke luar masih terkena tanggungjawab sehubungan dengan bubarnya koperasi. Menurut pasal 36 ayat (4) UU no. 12 Tahun 1967 dinyatakan bahwa anggota yang telah ke luar tidak bebas dari kewajiban menanggung kerugian sepanjang kerugian itu terjadi belum lewat jangka waktu 12 bulan setelah keluarnya anggota tersebut atau terjadinya kerugian sesaat anggota masih belum ke luar, jadi datanya dapat diungkap dari Buku Daftar Anggota.

b. Buku Daftar Pengurus :

      Buku ini hampir sama pentingnya dengan Buku Daftar Anggota, juga dalam pencatatan-pencatatannya, hanya dalam hal ini buku daftar tersebut dikhususkan bagi para anggota pengurus (ketua, wakil ketua, penulis, bendahara, dan lain sebagainya). Seorang anggota pengurus baru diakui sah apabila namanya telah tercatat dalam Buku Daftar Pengurus, demikian juga yang berhenti dari kepengurusan.

c. Buku Agenda Surat-Menyurat :

       Umumnya pada koperasi-koperasi primer agenda surat-menyurat (catatan ke luar masuknya surat-menyurat) sering diabaikan atau hanya dicatat secara sederhana. Untuk hal ini hendaknya disediakan pula buku besar yang cukup tebal yang dapat memuat data, macam surat yang ke luar atau masuk, perihalnya, kepada siapa surat ke luar atau masuk itu ditujukan, klasifikasi surat dan penunjuk tentang file (penyimpanan arsip surat ke luar dan penyimpanan asli surat yang masuk). Jadi sebuah koperasi harus memiliki satu Buku Agenda surat-surat masuk dilengkapi dengan beberapa files, dalam mana surat-surat masuk yang telah dibahas/diketahui ketua atau pengurus yang berkepentingan disimpan secara terklasifikasi menurut urutan masuknya yang teratur, demikian pula dengan Buku Agenda Surat-surat ke luar.

Pengelolaan Tata Usaha dan Tata Pembukuan Koperasi

d. Buku Tamu :

       Para tamu yang bukan anggota koperasi yang bersangkutan, datangnya ke kantor pengurus koperasi tentu mempunyai maksud-maksud yang harus dihargai, karena itu disediakanlah Buku Tamu pada mana mereka dapat menulis tentang tanggal kunjungannya, nama dan alamat, dinas, atau pribadi, maksud dari kunjungan, paraf dan ruang keterangan kalau tamu yang bersangkutan akan menuliskan suatu pesan sehubungan pengurus yang akan ditemuinya sedang ke luar. Banyak di antara koperasi-koperasi primer yang tidak mengadakaN Buku Tamu tersebut, padahal dengan disodorkannya Buku Tamu itu dapat menimbulkan:

• penyelenggaraan kantor demikian tertibnya yang tentu dalam pelaksanaan usaha pun dilakukan setertib mungkin,
• setiap tamu seakan-akan merasa sangat dihargai tentang maksud kunjungannya itu.

Bagi koperasi itu sendiri dengan disediakannya Buku Tamu tersebut, dapat membuat statistik tentang jumlahnya Tamu yang berkunjung.

e. Buku Anjuran :
     Para tamu yang datang berkunjung ke kantor pengurus tidak jarang merupakan tamu pejabat penting (pemerintah atau swasta), yang ingin berhubungan, ingin mengetahui dan atau dalam rangka inspirasi. Pihak koperasi dapat menarik manfaat dari kunjungannya ini dengan mempersilakannya untuk menulis pada Buku Anjuran yang disediakan khusus bagi keperluan ini, tentang anjuran, kesimpulan tamu terhadap koperasi dan kesan-kesannya, dengan demikian catatan-catatan para tamu tersebut dapat membantu lebih meningkatkan usaha koperasi demi perkembangan dan kemajuannya. Buku Anjuran ini agar terawat rapi, bersih sehingga para tamu tertentu senang untuk menuliskannya anjurannya.

f. Buku Ikhtisar Rapat :
    Rapat merupakan alat terpenting untuk melahirkan kebijaksanaan, sehubungan dengan adanya masalah yang harus dipecahkan, tantangan dan halangan dan untuk memanunggalkan gerak langkah yang harus ditempuh oleh staf pengurus, serta para anggotanya. Rapat pengurus pada umumnya diselenggarakan sebulan sekali dan atau tergantung dari keperluannya yang penting, sedang rapat tahunan anggota minimal dilaksanakan setahun sekali.

Karena rapat merupakan alat terpenting, untuk hal ini jalannya rapat, segala isi pembicaraan dan pembahasan, serta keputusan yang dihasilkannya agar dicatat dalam Buku Ikhtisar Rapat. Kesemuanya yang tercatat selain merupakan bukti tertulis, bukti tentang jalannya demokrasi dalam berkoperasi, juga untuk memudahkan penemuan keputusan dan kebijaksanaan yang terlahir karenanya, untuk selanjutnya diindahkan dan dilaksanakan.

Dalam hal ketatabukuan koperasi, dalam arti untuk mengatur pendayagunaan modal dna harta benda koperasi yang merupakan milik bersama para anggotanya dan agar dapat dipertanggungjawabkan dengan sebaik-baiknya, pengurus koperasi harus menyelenggarakan pembukuan-pembukuan sebagai berikut :
a. Pada Tiap Jenis Koperasi :
    Minimal pada tiap jenis koperasi harus diselenggarakan pembukuan-pembukuan :

• Buku Kas, dalam hal ini jika memungkinkan digunakan Buku Kas Tabelaris adalah lebih baik,
• Buku Simpanan yang meliputi Daftar Simpanan (register), Buku Saldo Simpanan dan Buku Simpanan Anggota yang harus dipegang oleh para anggota masing-masing,
• Buku Bank atau Giro pada mana dapat dicatat jumlah simpanan koperasi pada bank yang bersangkutan,
• Buku Ongkos-ongkos, pada mana dapat dicatat secara beres dan teratur segala pengeluaran perongkosan/pembiayaan yang dilakukan koperasi sehubungan dengan kegiatan usahanya.

b. Pada Koperasi Konsumsi :
    Pada Koperasi konsumsi selain keempat macam buku di atas yang diperlukan, harus diselenggarakan atau ditangani pula Buku Barang yang dalam hal ini akan meliputi :

• Buku Pembelian Barang,
• Buku Penjualan Barang,
• Buku Persediaan Barang.

c. Pada Koperasi Simpan Pinjam :
     Pada Koperasi Simpan Pinjam, selain keempat buku yang telah disebutkan pada Ad. a diatas, harus diselenggarakan atau ditangani pula Buku Pinjaman, yang meliputi :

• Buku Daftar Pinjaman,
• Buku Saldo Pinjaman,
• Blanko tanda masuk keluarnya pinjaman yang dipegang oleh anggota.

d. Pada Koperasi Produksi :
    Pada Koperasi Produksi, selain keempat buku yang telah disebutkan pada Ad. a, perlu ditambah dengan Buku Biaya Produksi untuk mencatat pembiayaan input (bahan baku, bahan pembantu, biaya-biaya pengolahan lainnya).

Pengerjaan buku-buku di atas dengan teratur setiap kali terjadinya masalah, tertulis secara jelas tanpa hapusan atau coretan-coretan terutama pada angka-angkanya akan menunjukkan ketelitian, kehati-hatian petugas yang menanganinya, ia telah berhasil menunjukkan ketekunannya yang harus dipertanggungjawabkan kepada pengurus dan rapat anggota dan juga dalam hal berlangsungnya pemeriksaan/pengawasan.

Penyuluhan-penyuluhan dan pengadaan kursus-kursus kader koperasi oleh pihak Kanwil atau Kandep Koperasi merupakan kesempatan yang baik yang diberikan kepada koperasi, untuk melancarkan atau meningkatkan keterampilan dalam penanganan atau pengerjaan buku-buku tersebut. Sebaiknya kesempatan-kesempatan tersebut tidak disia-siakan kalau pihak koperasi memang menginginkan perkembangan koperasinya dengan baik dan teratur.

Demikian pembahasan mengenai Pengelolaan Tata Usaha dan Tata Pembukuan Koperasi, semoga memberikan manfaat bagi pembaca sekalian.

Pengelolaan Tata Usaha dan Tata Pembukuan Koperasi 2015-05-22T07:27:00-07:00 Rating: 4.5 Diposkan Oleh: Ekawati Zainuddin